En medio de las polémicas que ha generado la nueva secretaria general de la Cancillería, Gina Paola González Grau, por presuntamente autocertificarse laboralmente para acceder al cargo, en la mañana del martes 27 de octubre se conoció que la funcionaria emitió una particular circular a todo el equipo del Ministerio de Relaciones Exteriores en la que da instrucciones sobre cómo referirse a ella. “En ejercicio de la función asignada a la Secretaría General en el numeral 21 del artículo 18 del Decreto 869 de 2016, y con fundamento en los artículos 14 y 15 de la Constitución Política y en el artículo 3 del Decreto Ley 1260 de 1970-que reconocen el derecho de toda persona a su individualidad, a su nombre y a su buen nombre-, así como en las pautas sobre administración de comunicaciones oficiales previstas en la Ley 594 de 2000 y en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, me permito impartir las siguientes instrucciones”, señala la circular. En el documento interno conocido por Caracol Radio , la secretaria general ordenó que su identificación oficial utilice únicamente su primer nombre y apellidos y elimine “Gina Paola” de los registros y comunicaciones del Ministerio. La instrucción establece que la funcionaria deberá aparecer como Gina González Grau en memorandos, oficios, informes, presentaciones, actas, directorios, tarjetas de presentación, firmas de correo electrónico y demás documentos oficiales. Según la circular, la medida también se aplicará a cualquier documento que haga referencia a ella, sin importar qué dependencia lo elabore. “PRIMERO. A partir de la fecha de expedición de la presente circular, en las comunicaciones oficiales, memorandos, oficios, informes, presentaciones, actas, directorios, listados, señalización, tarjetas de presentación, firmas de correo electrónico y demás documentos que expidan o suscriban las dependencias del Ministerio, la Secretaria General se identificará como Gina González Grau”, dice la circular. Sin embargo, la directriz no modifica el nombre inscrito en el registro civil. Los actos administrativos, contratos, convenios, poderes y documentos que exijan la identificación plena deberán incluir el nombre completo registrado y el número de cédula de ciudadanía. “La misma forma de identificación deberá emplearse en todo documento que la referencie, con independencia de la dependencia que lo elabore. Se exceptúan los actos administrativos, contratos, convenios, poderes, actos de delegación y demás documentos en los que la normativa exija la identificación plena del servidor público; en ellos se empleará el nombre completo que consta en el registro civil, con el número de cédula de ciudadanía”, ordenó la nueva secretaria. Las dependencias de la Cancillería tendrán 15 días hábiles para actualizar plantillas, formatos, bases de datos, directorios y publicaciones. Los documentos emitidos antes de la circular conservarán su validez y no deberán ser corregidos. La orden se fundamenta en las normas que reconocen el derecho a la individualidad, al nombre y al buen nombre, además de las disposiciones sobre comunicaciones oficiales y gestión documental. “Las dependencias ajustarán las plantillas, formatos, bases de datos, directorios y publicaciones a su cargo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. Los documentos ya expedidos conservan plena validez y no requieren corrección. QUINTO. La presente circular rige a partir de su publicación en los canales internos de comunicación del Ministerio”, concluye la circular.

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